سالن های کنفرانس به دلیل اهمیت بیشتری که دارند باید امکانات و تجهیزات پیشرفته ای نیز داشته باشند. سالن کنفرانس نسبت به اهمیتی که دارد از تجهیزات حرفه ای برخوردار است. سالن کنفرانس معمولا برای جلسات شورایی، مدیر و کارمند، تئاتر و همایش ضروری می باشد. از تجهیزات این سالن ها می توان به میکروفون، سیستم کنفرانس، مانیتور، ویدئو پروژکتور و میکروفون بی سیم اشاره کرد.

تجهیزات سالن کنفرانس

تجهیزات اتاق کنفرانس شامل تمام تجهیزات تصویری و صوتی با کیفیت بالاتر در محل جلسه می شود. تجهیزات سالن کنفرانس برای سازمان ها اهمیت ویژه ای دارد. چون جلسات مهمی از جمله جلسه بین رئیس و کارمندان، قرارداد های تجاری و حتی جلسات انجمن های اداری کشور نیز در این سالن ها برگزار می شود. با راه اندازی با کیفیت تجهیزات کنفرانس، جلسه رسمیت بیشتری به خود خواهد داشت و همه متوجه آن می شوند که در یک پروژه مهم قرار گرفته اند.

وقتی شرکت کنندگان یک جلسه بیشتر باشد کنترل جلسه هم سخت تر می شود و دقیقا در این زمان است که به تجهیزات عالی و با کارآمد بالایی نیازمند می شویم. این تجهیزات باید امکان کنترل افراد فعال، وقایع، ضبط صدا و فیلم برداری را داشته باشد. از جدول محتوای تجهیزات سالن کنفرانس می توان به میکروفن، صوت جانبی، نمایشگر، دوربین، کیفیت مانیتور، ویدئو پروژکتور، پنل VSP، صندلی سالن همایش و تخمین قیمت اشاره کرد.

لیست تجهیزات اتاق کنفرانس

1.      میکروفون کنفرانس: کیفیت صدای خروجی با کنسول ورودی صدا ارتباط مستقیم دارد به همین دلیل صدای ورودی با کیفیت اهمیت زیادی دارد پس باید از میکروفون کاملا مناسب استفاده کرد.

2.      دوربین: برای فیلم برداری، یعنی ضبط کردن تصویر سالن کنفرانس باید از دوربین های ویژه ای استفاده کرد. این دوربین باید روی پایه ای مناسب نصب شود تا بتواند به طور اتوماتیک، تصویر کسی که در حال صحبت است را ضبط کرده و روی مانیتور نشان دهد، به این روش از فیلمبرداری اتو ترک می گویند.

3.      اسپیکر صوت جانبی: سالن کنفرانس نسبت به مساحتی که دارد نیازمند سیستم مناسب برای پخش صدای با کیفیت بالا در سالن است. وضوح بهتر صدا به صوت جانبی بستگی دارد. اجزای صوت جانبی شامل بلندگو های نصب شده در سالن، آمپلی فایر، میکسر، میکروفون بی سیم و مانیتور می شود.

4.      مانیتور: مانیتور جزء مهمترین وسایل در سالن کنفرانس است به طوری که اگر مانیتور نباشد، سالن کنفرانس تقریبا بی معنی خواهد شد. مانیتور با کیفیت بالا برای ویدئو کنفرانس و نمایش مالتی مدیای مختلف بسیار نیاز است. خرید و نصب یک مانیتور در سالن کنفرانس لازم و ضروری است. لیفت مانیتور دستگاهی است که برای نصب و پنهان کردن مانیتور ها در زیر میز های کنفرانس استفاده می شود. این دستگاه قابلیت این را دارد که مانیتور را در زیر میز های کنفرانس نگه دارد و هنگام نیاز از زیر میز خارج کرده و تصاویر مورد نظر کاربران را نمایش دهد.

5.      پروژکتور: در اتاق های کنفرانسی که افراد زیادی وجود دارند، مانیتور کافی نمی باشد و باید از پروژکتور استفاده کرد. امروزه پروژکتور های پیشرفته ای تولید شده اند که خاموش کردن چراغ های سالن لازم نیست و در روشنایی هم دیده می شوند. همچنین پرده های مخصوصی نیز دارند که به دلیل وجود موتور های مخصوص می توان به راحتی آن را بالا و پایین آورد.

6.      پنل رومیزی: پنل رومیزی کاربرد های زیادی در سالن های کنفرانس و جلسات دارد. افراد موجود در اتاق، می توانند با کمک این پنل در صورت نیاز صدا یا تصاویر را با استفاده از لپ تاپ یا گوشی خود به اشتراک بگذارند.

اهمیت سالن همایش

اهمیت نشست و کنفرانس هرچقدر بیشتر باشد نسبت به اهمیت آن تجهیزات سالن کنفرانس نیز باید حرفه ای تر و پیشرفته تر باشد مثلا در سالن کنفرانس شهرداری تهران، میکروفون نیز دارای سیستم اتوماتیک است. رئیس جلسه کنفرانس به کمک این تجهیزات پیشرفته می تواند با کنترل کردن تعداد سخنگو ها جلسه را راحت تر مدیریت کند و همچنین می تواند نسبت به سایر شرکت کننده ها اولویت بالاتری در سخنگویی داشته باشد. سیستم کنفرانس اکثرا از یک میکروفون برای رئیس کنفرانس، چند عدد میکروفون برای سایر شرکت کننده ها و یک دستگاه دیجیتالی مدیریت کنفرانس و تعدادی بلندگو به وجود آمده است و همچنین اینگونه سالن های کنفرانس به یک مانیتور پیشرفته برای ارائه تصویر نیازمند هستند.

تجهیزات اصلی مورد استفاده در سالن کنفرانس

تجهیزات اصلی این سالن ها عبارتند از: صوت جانبی و موسیقی پس زمینه، دوربین، رکوردر، سیستم کنفرانس، ویدئو پروژکتور، مانیتور، لیف مانیتور، باکس VSP، و پرده نمایش. سیستم سالن کنفرانس به دو دسته تقسیم می شوند: آنالوگ و دیجیتال. سیستم آنالوگ برای پخش صدا و سیستم دیجیتال برای رای گیری، ترجمه همزمان، حضور غیاب، اتو ترک و… استفاده می شود. اگر سیستم صوت جانبی همراه با سیستم کنفرانس نصب شود کیفیت صدای میکروفون های داخلی افزایش می یابد.

بخش های اتاق کنفرانس

بیشتر سالن های کنفرانس یک در ورودی و یک در دیگر برای خروج دارند اما برخی از سالن ها هم برای ورود و هم برای خروج فقط یک در دارند و برخی دیگر از سالن های آمفی تئاتر و همایش به دلیل وسعت زیاد به چند در برای ورود و خروج نیاز دارند. اندازه درب استاندارد برای این سالن ها به ازای هر صد نفر تقریبا هشتاد تا صد سانتیمتر می باشد. بخش پذیرش حضار در ابتدای ورود سالن قرار می گیرد.

این بخش باید به گونه ای باشد که برای حضار قبل از ورود به جلسه به راحتی امکان پذیر باشد. در صورت امکان این فضا باید مساحت نسبتا بیشتری داشته باشد و تجهیزات آن به طور کامل قابل اطمینان و فوق پیشرفته باشد. کفپوش سالن کنفرانس از لحاظ زیبایی بسیار قابل اهمیت است. کفپوش سالن در کاهش سروصدای سالن نیز اهمیت بسزایی دارد. این کفپوش ها معمولا دو نوع هستند: یکی از آنها نوع چوب پنبه ای و دیگری نوع اصلی لمینیتی می باشد.

قیمت تجهیزات سالن همایش

قیمت تجهیزات سالن همایش را می توان از سایت های معتبر دریافت کرد. البته مراقب باشید که آن سایتی که قیمت را مشاهده می کنید سایت تقلبی و کلاهبردار نباشد. برای اطمینان از کلاهبردار نبودن سایت مورد نظر، به سایت هایی مراجعه کنید که تقریبا معروف می باشند و نام آن بار های به گوش خورده است. البته قیمت این تجهیزات بستگی به فاکتور آن دارد. برای مثال تعداد کنسول های میکروفون یا آنالوگ و دیجیتال بودن و… در قیمت این تجهیزات تاثیر دارد.