جلساتی که در سالن های بزرگ کنفرانس برگزار می شوند، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند و به همین دلیل برای برگزاری این جلسات باید از بهترین امکانات و تجهیزات برای برگزاری هر چه بهتر جلسات استفاده نمود. سیستم کنفرانس یکی از مهمترین امکانات موجود در هر سالن کنفرانسی است که انواع مختلفی دارد و به همین دلیل بهتر است پیش از برگزاری کنفرانس، با انواع سیستم کنفرانس و تفاوت های آنها بیشتر آشنا شوید.

سیستم کنفرانس

سالن های کنفرانس، آمفی تئاترها، سالن اجتماعات و …، محلی برای برگزاری جلسات بسیار مهم می باشد که در این جلسات، تصمیمات مهمی توسط مدیران رده بالا و اشخاص مهم اتخاذ می شود. بنابراین باید بهترین تجهیزات برای سالن های کنفرانس فراهم شود تا کیفیت جلسات نیز بالاتر رود. سیستم کنفرانس یکی از همین تجهیزات بسیار مهم در سالن های کنفرانس است که  نقش بسیار مهمی در بهتر برگزار شدن جلسات دارد. سیستم کنفرانس از میکروفن، کابل های ارتباطی و منبع تغذیه تشکیل شده است و یکی از مهمترین تجهیزات صوتی سالن به شمار می رود. زیرا این سیستم کنفرانس، سخنان حضار را به صورت مستقیم دریافت کرده و این صدا برای بازپخش به سیستم صوتی ارسال می شود. بنابراین در انتخاب انواع سیستم کنفرانس، باید دقت بسیاری نمایید.

سیستم های کنفرانس آنالوگ

این نوع سیستم ها، یکی از انواع سیستم های کنفرانس هستند. سیستم های آنالوگ نسبت به سیستم های دیجیتال قدیمی تر هستند و امروزه خیلی کمتر از آنها برای سالن های کنفرانس استفاده می شود. این نوع سیستم ها دارای قابلیت های بسیار کمتری نسبت به دیگر سیستم های کنفرانس هستند و به خاطر همین محدودیت ها، استفاده از این سیستم ها خیلی کمتر از پیش شده است. البته قیمت این سیستم ها بسیار پایین تر از سایر سیستم های کنفرانس است و ممکن است در سالن هایی که مدیران نیاز دارند تا از تجهیزات ارزان قیمت تری در این سالن ها استفاده شود، از سیستم های آنالوگ استفاده می شود.

این سیستم ها امکان ارتباط با کامپیوتر را نداشته و دارای قابلیت های دیگری همچون اتصال به دوربین، سیستم های حضور و غیاب، سیستم های رای گیری و … را ندارند. از سیستم های کنفرانس آنالوگ تنها برای انتقال صوت به میکروفن ها استفاده می شوند.

سیستم های کنفرانس دیجیتال

سیستم های کنفرانس دیجیتال نیز یکی دیگر از انواع سیستم کنفرانس است که امروزه به وفور در سالن های کنفرانس از آن ها استفاده می شود. این سیستم ها علاوه بر انتقال صوت، دارای امکانات بسیار دیگری نیز می باشند. از دیگر امکانات سیستم های دیجیتال می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• سیستم رای گیری: بیشتر سیستم های دیجیتال کنفرانس، این امکان را به کاربران موجود در سالن می دهند که بتوانند از طریق کنسول موجود در دستگاه، نظرات خود را ثبت نمایند. این نوع رای گیری بسیار قابل اعتماد و جالب توجه نیز می باشد.
• سیستم ضبط تصویر: بسیاری از سیستم های دیجیتال کنفرانس، دارای قابلیت اتصال به سیستم ضبط تصویر است. با این امکان، زمانی که شخص پشت میکروفن در حال سخنرانی است، تصویر وی نیز ضبط می شود. اینکار بدون دخالت انسانی بوده و کاملا اتوماتیک انجام می شود.
• ترجمه همزمان: در سالن های کنفرانس، همیشه افرادی با زبان های مختلف از کشورهای دیگر نیز حضور دارند. قابلیت ترجمه همزمان در این سیستم ها سبب می شود تا مفاد جلسه برای سایرین نیز قابل فهم شود.

از سیستم کنفرانس در کجاها استفاده می شود؟

سیستم کنفرانس نیز مانند دیگر سیستم های صوتی در مکان های خاصی مورد استفاده قرار می گیرد.  از سیستم های کنفرانس در سالن های کنفرانسیون، اتاق های جلسه، کلاس های درس، مراکز مطبوعاتی، اتاق های کنفرانس، سالن جلسات و … استفاده می شود. در واقع در هر جایی که نیاز است تا ارتباطی میان شرکت کنندگان در جلسه برقرار شود، از این سیستم ها استفاده می شود. این سیستم ها دارای یک واحد کنترل مرکزی، پنل های بحث، واحد رئیس، نصب در جداول، ماژول های رابط و دیگر نرم افزارهای مرتبط می باشند و به راحتی قابل نصب می باشند.

دلایل استفاده از سیستم های کنفرانس

در واقع باید بدانید که بدون استفاده از سیستم های کنفرانس، امکان برگزاری جلسات مهم وجود ندارد. دلایل بسیاری برای استفاده از این سیستم ها وجود دارد که عبارتند از:

• استفاده از میکروفن های سیستم های کنفرانس صدا را به طرز چشمگیری رسا می کنند و دیگران نیز می توانند به راحتی به سخنان فردی که در حال صحبت کردن است، گوش فرا دهند.
• استفاده از تجهیزات سیستم های کنفرانس، بهره وری و انعطاف پذیری جلسات را بالاتر می برند.
• استفاده از این سیستم ها در جلسات باعث می شود تا افراد حاضر در جلسه بتوانند خیلی راحت تر با هم ارتباط برقرار کنند  و اسناد و مدارک خود را با هم به اشتراک بگذارند.

اجزای تشکیل دهنده سیستم های کنفرانس

• دستگاه کنترل مرکزی کنفرانس: این دستگاه که به آن سیستم تغذیه سیستم های کنفرانس نیز گفته می شود، مرکز دستگاه کنفرانس است. در واقع همه میکروفن های کنفرانس به این دستگاه وصل شده اند و از طریق همین دستگاه مدیریت می شوند. از طریق این دستگاه می توان اقدام به شماره گذاری کنسول های کنفرانس نمود. همچنین اعمال انواع محدودیت ها بر روی کنسول ها، اعمال انواع تنظیمات، ارسال اطلاعات برای سیستم ضبط تصویر، تعیین نحوه فعالیت هر میکروفن و…، همگی توسط این منبع تغذیه انجام می شود.
• کنسول کنفرانس ریاست: این کنسول که برای سخنرانی ریاست جلسه است، دارای قابلیت های بیشتری نسبت به دیگر کنسول های معمولی موجود در جلسه می باشد.
• میکروفن کنسول شرکت کننده: این میکروفن ها که مختص افراد حاضر در جلسه و به غیر از رئیس جلسه می باشد، دارای توانایی های کمتری نسبت به کنسول ریاست می باشد.
• کابل های ارتباطی: این کابل ها برای متصل نمودن کنسول کنفرانس به منبع تغذیه مورد استفاده قرار می گیرند.