یکی از قسمت های اصلی و مهم هر اداره یا سازمانی، اتاق یا سالن کنفراس آن برای برگزاری جلسات مهم کاری می باشد. از همین رو توجه به کیفیت تجهیزات اتاق کنفرانس به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از این اتاق بسیار حائز اهمیت می باشد. این اتاق محلی مناسب برای برگزاری جلسات مختلف بین کارمندان و رئیس بوده و همچنین قراردادهای مهم کاری شرکت نیز با مشتری در آن این اتاق بسته می شود. در این مقاله قصد داریم تا به بررسی بهترین ملزومات و تجهیزاتی که میتوان برای اتاق کنفرانس در نظر گرفت؛ خواهیم پرداخت.

منظور از اتاق کنفرانس چیست؟

همانطور که از نام این اتاق مشخص است، شرکت ها و موسسات مختلف معمولا جلسات، کنفرانس ها و همایش های کاری و مهم خود را در اتاقی تحت عنوان اتاق کنفرانس برگزار می کنند که از نظر طراحی و دکوراسیون، مبلمان، تجهیزات و ملزومات استفاده شده، می توان این اتاق را از سایر قسمت های آن اداره، سازمان یا شرکت متمایز کرد.

آشنایی با تجهیزات اتاق کنفرانس 

ملزومات و تجهیزات اتاق کنفرانس بخش جدایی ناپذیر از این اتاق بوده و در جهت کاهش چالش های احتمالی به هنگام برگزاری جلسات مختلف نقش پررنگی را ایفا خواهد کرد. به طور مثال حضور تعداد زیادی شرکت کننده در یک جلسه مهم کاری، مدیریت و کنترل آن جلسه را کمی سخت کرده و نیاز به ابزارها و تجهیزات کارآمدی است که بتوان از طریق آن و طبق یک نظم و قاعده مشخص، نوبت صحبت شرکت کنندگان فعال در جلسه را کنترل کرد و با ضبط صدا و وقایع، مدیریت فایل های نمایش داده شده بر روی صفحه نمایش و … از هرج و مرج و بی نظمی در جلسه پیشگیری نمود.

سیستم مورد استفاده برای اتاق کنفرانس در 2 بخش آنالوگ و دیجیتال طراحی شده است. سیستم آنالوگ، سیستمی است که به منظور پخش صدایی باکیفیت و رسا از میکروفن های تعبیه شده بر روی میز اتاق کنفرانس کاربرد داشته و سیستم دیجیتال نیز برای افراد حاضر در جلسه امکان شرکت در رای گیری، ترجمه همزمان، فعال کردن میکروفن و چرخش اتوماتیک دوربین به همان سمت، حضور غیاب و … را فراهم خواهد آورد. البته بهتر است که در جلساتی با تعداد شرکت کننده زیاد از یک سیستم اضافی بلندگو به همراه سیستم صوتی اتاق کنفرانس استفاده شود تا برای افراد حاضر در جلسه از نظر شنیداری مشکلی پیش نیاید. در یک دسته بندی کلی می توان تمامی تجهیزات صوتی و تصویری که برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته میشود را به صورت زیر مورد بررسی قرار داد:

– میکروفن اتاق کنفرانس 

کنسول ورودی صدا یا همان میکرفون از جمله تجهیزات اتاق کنفرانس است که نقشی موثر بر روی کیفیت صدای خروجی و کاهش نویز های حاصل از آن خواهد داشت. میکروفن رومیزی یکی از مهمترین انواع میکروفن های مورد استفاده در اتاق کنفرانس بوده که در محلی مشخص بر روی میز کنفرانس و جلوی صندلی هر یک از افراد شرکت کننده در جلسه، به صورت متحرک یا ثابت تعبیه شده و با فشردن دکمه کناری این میکروفن می توان آن را روشن یا خاموش کرد. از دیگر نمونه های میکروفن که معمولا می توان از آنها نیز به عنوان یکی از تجهیزات اتاق کنفرانس  یاد می شود؛ میکروفن های دستی و یا بیسیم است.

– دوربین پایه گردان وسط اتاق :

از دیگر تجهیزات اتاق کنفرانس که نقشی موثر در ضبط و پخش تصاویر افراد سخنران حاضر در جلسه بر روی مانیتور رو به رویی آن ها خواهد داشت؛ دوربینی ویژه و مخصوص است که با نصب بر روی پایه ای به صورت اتوماتیک و خودکار بعد از روشن کردن میکروفن بر روی چهره فرد سخنران تنظیم شده و تصویر او را برای دید بهتر همه افراد حاضر در جلسه بر روی نمایشگر نشان خواهد داد.

– دستگاه صوت جانبی اتاق کنفرانس :

همانطور که قبلا نیز اشاره کردیم؛ به هنگام برگزاری جلسات با تعداد شرکت کننده زیاد یا بزرگ بودن فضای اتاق کنفرانس بهتر است که علاوه بر سیستم آنالوگ اتاق کنفرانس از دستگاه صوت جانبی دیگری کمک گرفت تا صدای ورودی به میکروفن را تقویت کرده و با کیفیت بهتر و وضوح بیشتری در فضای اتاق پخش نماید. این نمونه از تجهیزات اتاق کنفرانس نقش موثری بر تقویت صدای خروجی ضعیف سیستم آنالوگ اتاق داشته و از اجزایی نظیر بلندگو، آمپلی فایر، میکسر، میکروفن بیسیم تشکیل شده است.

– ویدئو پروژکتور اتاق کنفرانس :

ویدئو پروژکتور از دیگر ملزومات و تجهیزات اتاق کنفرانس به شمار آمده که با قابلیت پخش فایل های فرد سخنران یا ارائه دهنده بر روی پرده نمایش می توان تصاویری باکیفیت و بزرگ تر از نمایشگر را برای افراد حاضر در جلسه به نمایش گذاشت. در واقع استفاده از  نمونه های پیشرفته ویدئو پروژکتورها در اتاق کنفرانس، مشکل تاریک کردن فضای اتاق را برطرف کرده و دیگر به هنگام ارائه نیاز به خاموش کردن برق و کشیدن پرده های اتاق نیست. پروژکتورها انواع مختلفی داشته و بر حسب فضای اتاق و تعداد شرکت کنندگان حاضر در جلسات میتوان پروژکتور دلخواه خود را خریداری کرد.

– پنل رومیزی vsp :

این پنل رومیزی به عنوان یکی از کاربردی ترین تجهیزات اتاق کنفرانس قادر به اشتراک گذاری صدا و تصاویر مختلف بنابر ضرورت و در حین برگزاری جلسه از  طریق دستگاه مورد نظر خود نظیر لپ تاپ، گوشی و … می باشد. پنل رومیزی VSP از انواع پورت های مختلف همچون پورت صدا، خروجی برق، VGA ،LAN، USB، HDMI، AV و … تشکیل شده است.

– نمایشگر (مانیتور) و لیفت مانیتور :

نمایشگر یکی از مهمترین تجهیزات اتاق کنفرانس بوده که تحت هیچ شرایطی نمی توان از خرید آن صرف نظر کرد. بنابراین به منظور برگزاری جلسات به صورت ویدئو کنفرانس و یا نمایش فایل های نوشتاری و تصویر مختلف به افراد حاضر در جلسه و …  باید هر چه زودتر برای خرید یک مانیتور خوب و با کیفیت و نصب آن بر روی دیوار اتاق کنفرانس و یا جلوی میز هر فرد اقدام نمود. لیفت یا آسانسور مانیتور نیز به دستگاهی گفته می شود که با توجه به امکانات خود قادر است که در مواقع غیر ضروری و بلا استفاده، مانیتور های نصب شده بر روی میز کنفرانس را برای حفظ زیبایی و نظم میز از جلوی دیدگان کاربر مخفی و پنهان نماید.

قیمت انواع ملزومات و تجهیزات اتاق کنفرانس

قیمت هر یک از تجهیزات اتاق کنفرانس به بر حسب مدل، کیفیت، نوع و عملکرد آن متغیر بوده و در این جا نمی توان برای هر یک از آن قیمت ثابت و مشخصی را تعیین کرد. همچنین برخی از عوامل و فاکتورها نظیر نوسانات بازار، تحریم ها و شرایط نابسامان اقتصاد کشورمان بر روی نحوه محاسبه قیمت تجهیزات اتاق کنفرانس تاثیر خواهد گذاشت. فلذا بهتر است که  قبل از هر اقدامی برای خرید در مرحله نخست راجع به انواع مدل ها و برندهای مختلف تولید کننده هر یک از این سیستم های آنالوگ و دیجیتال؛ ویژگی ها و خصوصیات منحصر به فرد آنها آگاهی کسب کرده و با اطلاع از قیمت به روز رسانی شده آن و بر حسب نیاز، سلیقه و بودجه در اختیارتان برای خرید اقدام کنید.