یکی از موضوعات مهم که در انتخاب سیستم کنفرانس دیجیتال باید به آن دقت کرد، قابلیت ها و امکانات آن است. از جمله این قابلیت ها می توان به مواردی چون بی سیم یا با سیم بودن، ترجمه همزمان، مدیریت نرم افزاری، سیستم رای گیری، قابلیت اتصال و هماهنگی با سیستم ضبط تصویر، تغییر حجم صدا از روی کنسول، امکان اتصال هدفون به کنسول و غیره اشاره کرد.

علت استفاده از سیستم کنفرانس چیست؟

به طور کلی سالن کنفرانس دارای تجهیزاتی است که شامل تجهیزات نورپردازی، صوتی و تصویری است. در این میان سیستم های کنفرانس که از منبع تغذیه، کابل های ارتباطی و میکروفن تشکیل شده و در تجهیزات سالن دارای نقش بسیار مهمی هستند. چون با استفاده از این سیستم همه سخنان حضار دریافت شده و برای باز پخش به سیستم صوتی منتقل می شوند. از این رو باید سیستم کنفرانس را به عنوان مرکزی برای تمامی تجهیزات معرفی کرد.

انواع سیستم کنفرانس

به طور کلی سیستم های کنفرانس دارای دو دسته آنالوگ و دیجیتال می باشند. که در این میان سیستم آنالوگ از جمله سیستم های قدیمی برای کنفرانس محسوب می‌ شود. که تنها می توانست دریافت، تقویت و ارسال صدای سخنران را جهت پخش به وسیله سیستم صوتی انجام دهد.  از آنجایی که سیستم آنالوگ دارای امکانات بسیار کم است، امروزه از آن خیلی کمتر استفاده می شود و سیستم کنفرانس دیجیتال جای نمونه ‌های آن را گرفته است. این سیستم ها علاوه بر قابلیتی که گفته شد، دارای قابلیت های دیگری نیز هستند.

کاربرد سیستم کنفرانس دیجیتال

سیستم های کنفرانس دیجیتال به جلسات، مدیریت و نظم خواهند بخشید. همچنین با کمک این سیستم ها توسط مدیر جلسه امکان تعریف ترتیب یا صف برای افراد متقاضی سخنرانی وجود خواهد داشت. از طریق سیستم کنفرانس دیجیتالی می توان مستند سازی جلسات را فراهم کرد. به این گونه که با استفاده از ترکیب آن با سیستم ضبط تصویر این امکان وجود دارد که علاوه بر صدا برای استفاده در جلسات آینده تصویر جلسات برگزار شده را ذخیره کرد. در برخی از نمونه های سیستم کنفرانس دیجیتال کاربران می توانند کنفرانس ها را از شکل سنتی خارج کرده و آنها را به شکل مدرن و سطح بالا تبدیل کنند. این نمونه ها دارای توانایی هایی مانند رای گیری و ترجمه همزمان برای کاربران هستند. با توجه به مطالب گفته شده در مورد سیستم کنفرانس دیجیتال و کاربردهایی که دارد بدیهی است اگر از این سیستم ها استفاده شود، استفاده بهینه از سالن کنفرانس می شود. به این گونه که از طریق این سیستم می توان جلسات کنفرانس را به صورت حرفه ای تر و با راندمان بیشتری برگزار کرد. امروزه حتی سازمان ها و شرکت هایی که دارای فضای جلسات کوچکی هستند، به سمت استفاده از سیستم کنفرانس دیجیتال سوق پیدا کرده اند.

قابلیت های سیستم کنفرانس دیجیتال

هماهنگی با سیستم ضبط تصویر سالن:

در این مورد از طریق روشن کردن هر میکروفون کنفرانس سیستم ضبط تصویر به سوی آن هدایت می شود و از فرد پشت کنسول کنفرانس برداشت و ذخیره تصویر انجام می شود. این عمل بدون دخالت اپراتور و به شکل کاملا اتوماتیک صورت می گیرد.

سیستم رای گیری:

سیستم کنفرانس دیجیتالی برای کاربران قابلیت رای گیری حول مسائل مختلف را فراهم می کند که در این حالت حضار آرای خود را با استفاده از کنسول پیش روی خود ثبت خواهند کرد. با توجه به دیجیتالی بودن، رای گیری از قابلیت اطمینان بسیار بالایی برخوردار است. همچنین در این حالت سیستم امکانات دیگری مثل احراز هویت کاربران، نمایش نتایج آرا و گزارش گیر و غیره را فراهم خواهد کرد.

ترجمه همزمان:

از آنجایی که در جلسات گوناگون ممکن است افرادی که با زبان های مختلف وجود داشته باشند، پس باید مفاد جلسه برای هر کدام از آنها قابل درک باشد. با استفاده از سیستم ترجمه همزمان این امر محقق خواهد شد. این سیستم به صورت جداگانه در سالن ها وجود دارد. ولی در درون برخی از سیستم های کنفرانس پیشرفته نیز امکان تعبیه آن وجود دارد و می توان از آن استفاده کرد. بنابراین با استفاده از این قابلیت تنظیم آن برای درک مفاهیم و شرکت در جلسات بین المللی مانعی وجود نخواهد داشت.

اجزا اصلی تشکیل دهنده سیستم کنفرانس دیجیتال

تغذیه یا سیستم کنترل مرکزی کنفرانس: منبع تغذیه را باید به نوعی مرکز سیستم کنفرانس محسوب کرد. همه میکروفون های کنفرانس به آن اتصال دارند و با استفاده از این دستگاه مدیریت شده و صدای آنها از طریق آن به سیستم صوتی سالن ارسال می‌ شود. استفاده از تغذیه مرکزی را می توان برای شماره گذاری کنتور کنفرانس، اعمال محدودیت روی کنسول ها و تعیین نحوه فعالیت هر میکروفون کنفرانس، اعمال تنظیمات و ارسال اطلاعات مورد نیاز به سیستم ضبط تصویر و دیگر عملکردها و تنظیمات دیگر به کار برد.

کابل ارتباطی:

از کابل های ارتباطی برای متصل کردن کنسول کنفرانس به منبع تغذیه استفاده می شود. این کابل ها توسط کمپانی سازنده سیستم کنفرانس در ابعاد مختلفی به صورت سوکت خورده تولید می گردند.

کنسول کنفرانس ریاست جلسه:

میکروفون ریاست به ریاست جلسه اختصاص دارد. این دستگاه نسبت به کنسول های شرکت کننده دارای قابلیت ها و امکانات بیشتری است. چون رئیس جلسه باید بتواند روند جلسه را به خوبی کنترل کند.

میکروفن کنفرانس شرکت کننده:

این کنسول برای حضاری که در جلسه حاضر هستند تعبیه می شود. در مقایسه با میکروفن کنفرانس ریاست این دستگاه دارای قابلیت کمتری است و روی دیگر قسمت های سیستم کنفرانس نمی تواند کنترل داشته باشد.

نکات مهم برای انتخاب سیستم کنفرانس مناسب

در زمان انتخاب یک سیستم کنفرانس دیجیتال مناسب لازم است به نکات مختلفی دقت کرد. از جمله مهمترین نکات می ‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

صحت عملکرد کنسول کنفرانس: وظیفه اصلی که کنسول های کنفرانس دارند، این است که قادر باشند صدای سخنران را به طور مناسبت با درجه کیفی بالا درست کنند.

کیفیت ساخت: با توجه به اینکه سیستم کنفرانس دیجیتالی ممکن است به صورت روزانه و برای سالیان طولانی استفاده شود، بنابراین لازم است سیستمی انتخاب شود که از کیفیت ساخت بالایی برخوردار بوده و به مرور زمان در آن نقص و ضعف به وجود نیاید.

ضد نویز بودن: یکی دیگر از مشخصه های مهم که لازم است سیستم های کنفرانس داشته باشد، جلوگیری از نویز در آنها می باشد. این مورد در بیشتر سیستم های کنفرانس دیجیتال وجود دارد.

طراحی و شکل ظاهری: یکی از موضوعات مهم به ویژه در فضایی که به معماری داخلی توجه زیادی می شود، زیبایی و هماهنگی میکروفن های کنفرانس با سالن معماری می باشد. بنابراین کاربران لازم است با توجه به این موضوع از میان میکروفون های مختلف مانند مدل های میکروفون گردن غازی، مدل های توکار، مدل های بدون گردن غازی و غیره گزینه مناسب را انتخاب کنند.